Protokoll az ültetési rend során

Protokoll az ültetési rend során

Kit hova ültessünk az eseményen? - ez az a kérdés, ami a legnagyobb fejtörést okozza még a gyakorlott rendezvényszervezőknek is. Azoknak pedig még inkább, akik a céges rendezvények, tárgyalások előkészítésében vesznek részt, de nem ez a fő profiljuk. Nekik hoztunk néhány hasznos tanácsot.

Alapszabályok az ültetésben

Az átlagember leginkább esküvőkön kerül szembe az ültetés kérdésével, de ekkor is jobb profikra bízni ezt a feladatot. Nem mindegy ugyanis, milyen asztalokkal van berendezve a terem, s figyelembe kell venni a korosztályi igényeket, valamint a zenekar és a tánctér helyét is.

Az ültetés elég kényes dolog, nagyon oda kell figyelni rá, hiszen sok minden múlhat ezen a protokolláris tevékenységen is. A legfontosabb, hogy legyen mindig naprakész vendéglistánk, ahol a nevek mellett a titulus is fel van tüntetve, és ebből induljunk ki.

Néhány alapszabályt ismernünk kell ahhoz, hogy ne kövessünk el nagy bakikat. Ilyen követelmény például, hogy étkezéskor a férfivel szemben lehetőleg nő üljön. Idős emberek, gyerekek és nők nem ülhetnek az asztal végén, ez is illemszabály.

Üzleti tárgyalások

Sokan vannak olyanok is, akik tárgyalásokat, megbeszéléseket koordinálnak, így több szabályt is szükséges fejben tartaniuk. Akinek munkaköréből kifolyólag tudnia kell, hogyan alakul az ültetési rend az üzleti életben, jobb, ha elvégez egy protokoll tanfolyamot.

A MOE Rendezvényakadémia Üzleti Kommunikáció és Viselkedéskultúra képzése online formában elérhető bárki számára, aki szeretné fejleszteni magát a témában. Náluk a 19 modul tananyagán kívül olyan extrákat is kap ajándékba a hallgató, mint például protokoll csekklisták és ültetési minták.

Külön tananyag foglalkozik a képzésen a rangsorolás szabályaival üzleti tárgyaláskor. Itt elmondják többek közt azt is, hogy a vendégeknek és a házigazdáknak egymással szemben kell ülniük az asztalnál. A fő helyen ül a vezető, mellette jobb kéz felől a rangban utána következő. Persze itt is adódhatnak kivételek, ezért is érdemes szakértővé válni a témában.

Jó tanácsok a tökéletes ültetési rendhez

Mielőtt nekikezdünk az ültetési rend kialakításának - legyen szó üzleti tárgyalásról, étkezéssel egybekötött megbeszélésről vagy gálaestről - érdemes előkészületeket is tennünk.

Az egyik ilyen az ültetőkártya megtervezése, gyártása, majd elhelyezése. Ennek formája is marketingeszköz: a cégünkről kelthet jó benyomást.

Ugyanígy ne feledkezzünk el a nagyobb rendezvények esetében a bejárathoz közel ültetési táblát elhelyezni, amelynek segítségével mindenki tájékozódhat arról, merre is induljon. Még kedvesebb gesztus, hogy a főbb vendégeket hosztesz kíséri a helyükre.

Gondoljunk a mozgásukban korlátozott emberekre is: kerekesszékes vagy bottal járó ember is érkezik a rendezvényre? Rájuk külön figyelmet fordítsunk, helyüket is úgy határozzuk meg, hogy kényelmes legyen számukra.

Ezenkívül az asztalok formája is befolyásolhatja az ültetést, erről is informálódjunk az ültetési rend kialakítása előtt!