Először is attól, hogy a fogadó félnek nem kell rá sokat várnia. Manapság mindenki siet, nem tanácsos senkit megváratni. Hasonlóképp lényeges, hogy az ajánlat az email mellékleteként, és ne annak szövegében legyen kiküldve. Lehetőleg PDF formátumban, mert az nem csúszik szét.
Akár manuálisan, akár a MiniCRM, mint CRM rendszer segítségével kerül kiküldésre, egy árajánlat nem egyenlő a brosúrával. Úgyhogy ha kerülnek is bele képek, ezt célszerű nem túlzásba vinni.
Formailag egy visszafogott, elegáns betűtípus használata javasolt. Érdemes odafigyelni a tagolásra, hogy a dokumentum szellős, könnyen átlátható legyen. Még a stílushoz kapcsolódik, hogy a magázó, neutrális hangnem, a korrekt egyszerű megfogalmazás rendszerint kifizetődő.
A küldött ajánlat tartalmilag mindig arról a termékről, szolgáltatásról vagy arról a munkáról szóljon, amit a másik fél előre kért. Finoman meg lehet említeni néhány ehhez kapcsolódó opciót, de ezt nem kell túlzásba vinni.
Lényeges, hogy ne csak egy árat biggyesszünk oda a lap végére. Írjuk le részletesen, hogy egész pontosan mi mindent tartalmaz a munkáért cserébe meghatározott ellenérték. Részletezzük a közös munka lehetséges folyamatát, az egyes mérföldköveket, illetve a fizetésre vonatkozó lehetőségeket is.
A profizmust és felkészültséget sugalló összhatás akkor érhető el, ha az olvasás végeztével a potenciális szerződő fél úgy érzi, minden kérdésére választ kapott már azelőtt, hogy egyáltalán fel kellett volna tennie.
Fel szokott merülni kérdésként, hogy egyedi vagy sablonizált formában jobb-e kezelni az ilyesfajta kommunikációt. A tapasztalatok alapján a válasz kontextustól függ. Minél nagyobb a szóban forgó ellenérték, annál inkább kifizetődő a személyes hangvétel, vagyis az egyedileg összeállított javaslat.
A felsoroltakon túl számolni kell azzal is, hogy a lehetséges vásárlók, ügyfelek és partnerek hajlamosak lehetnek elhúzni a válaszadást. Ami számunkra nem előnyös, hisz a kapacitásunk tervezése miatt kalkulálni kell egy rendelkezésre állást.
Ezért nyerő stratégia határidőt kötni a dokumentációban foglaltak érvényességéhez. Ha a vevő a meghatározott időpontig döntést hoz, addig tudjuk tartani a javasolt feltételeket. Ez a finom, de nem túlzott sürgetés sok esetben képes megolajozni az együttműködések folyamatát.
